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使用可信时间戳提升行政执法行业档案管理效率指南

作者 : 联合信任

适用人群 : 政务人员

使用产品 : 知识产权保护平台

关键词 : 电子档案认证

发布时间 : 2023-09-14 13:06:18

浏览 : 116

评论 : 33

摘要: 政务人员在日常工作中需要处理大量文件和电子档案,这些档案包含着政府决策的基础数据、法规依据以及公共利益的保障。然而,在数字化时代,电子档案的管理、保管、认证等方面面临一系列挑战。可信时间戳不仅确保了电子档案的真实性和完整性,提高了档案管理的效率,同时也推动了行政执法的规范化和标准化,为行政执法工作提供了强有力的支持和保障。


档案安全性: 政务电子档案可能涉及敏感信息,需要确保在存储和传输过程中的安全性,防止未经授权的访问、篡改或泄露。

数据溯源: 对于政府决策和政策实施,电子档案的数据溯源能够提供决策依据和法规依据,但需要确保溯源的可靠性和可验证性。

法律合规性: 政务电子档案的管理和认证需要符合相关法律法规,以保障政务活动的合法性和合规性。

数据长期保存: 部分政务电子档案需要长期保存,需要解决电子档案长期保存的技术和管理问题,防止数据损失和技术过时。为了行政执法行业的电子化程度逐渐提高,电子档案认证是必不可少的环节。

可信时间戳知识产权保护平台的存证功能在电子档案认证作用日益凸显,不仅提升行政执法记录等电子档案的可信度,同时提高的利用效率和执法的规范化、标准化。具体的解决方案是:

首先访问联合信任官网(www.tsa.cn),点击【注册/登录】,根据网页提示完成注册登录,然后选择“知识产权保护”进入“可信时间戳知识产权保护平台”。

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登录系统后进入“申请时间戳”页面,根据文件内容类型选择“保护类型”。在认证方式选择【存证】按钮,会在认证的同时上传文件原件,由平台存储,可以防止原文件丢失、损毁。在“选择文件”处选择需要进行认证的文件(夹)。行政执法过程中的电子档案可以包括:

1.案件基本信息: 包括案件编号、时间、地点、当事人信息(如名称、地址、联系方式)、行政执法人员信息等。

2.执法依据: 记录执法行为所依据的法律法规、规章、政策文件等法律文件,明确行政执法的法律依据。

3.调查取证资料: 包括收集的证据、照片、录像、证词、实物等,证明案件的事实和证据。

4.勘验笔录: 记录行政执法人员对现场、物品的勘验情况,包括现场状况、物品的存放位置等。

5.询问笔录: 如有询问当事人、目击证人等情况,记录询问的内容、时间、地点等信息。

6.现场检查记录: 若进行现场检查,记录检查的目的、过程、结果等情况。

7.听证会记录: 如果进行听证会,记录听证会的时间、地点、参与人员、听证内容等。

8.处罚决定书: 记录行政执法人员对违法行为作出的处罚决定,包括处罚类型、金额、依据等。

9.当事人陈述和申辩: 记录当事人对执法行为提出的陈述、申辩意见等。

10.行政处罚事先告知书: 如有,记录事先告知的内容和送达情况。

11.行政执法过程记录: 记录执法人员的行动、沟通情况、当事人的配合情况等。

12.执法记录音频或视频: 如果有执法录音、录像,需要妥善保存,作为证据之一。

13.申诉和复议材料: 若涉及当事人的申诉和复议,记录申诉和复议的材料和过程。

14.执法意见和结论: 执法人员对案件的分析、评价、结论等。

15.其他相关文件: 如案件处理决定、处理结果通知书、行政诉讼材料等。

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以上内容完成后,可点击【下一步】按钮。确认申请人实名信息,填写“申请人自述声明”。填写完成后,点击【下一步】按钮。确认申请人信息、自述声明和文件信息内容均无误后,点击【确定申请】按钮,即可完成对电子数据文件的认证。

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更多有关“电子档案认证”的教程,请观看下方操作指引或者联系时间戳官方客服进行咨询!

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可信时间戳知识产权保护平台的确权功能是保障知识产权持有人作品合法权益的重要工具。用户可以轻松上传不同类型的文件,如文本、图像、音频和视频,并通过脱敏认证,确保敏感信息的安全保护。此外,存证功能让用户能够安全地存储和备份文件,杜绝了文件丢失或损坏的风险。平台还提供批量上传和编辑功能,极大地提高了工作效率。

产品操作方法 :

版权确权操作指引 :

第一步:请前往联合信任官网(www.tsa.cn)并点击【注册/登录】。根据网页上的指引,完成注册并登录。接下来,选择“知识产权保护”以进入“可信时间戳知识产权保护平台”。
第二步:一旦您登录系统,进入“申请时间戳”页面。根据您的文件类型,选择相应的“保护类型”。在认证方式上,点击【脱敏认证】选项,这样您无需上传原始文件,从而更好地保护隐私。如果需要,您也可以选择【存证】方式,将文件上传至知识产权保护平台,以避免因不当保存而导致文件的丢失或损坏。接下来,在“选择文件”部分选中您需要进行认证的文件(或文件夹),然后点击【下一步】按钮。请核实申请人的实名信息,并填写“申请人自述声明”。填写完成后,再次点击【下一步】按钮。确认所有信息,包括申请人信息、自述声明和文件信息的准确性后,点击【确定申请】按钮,即可完成对电子数据文件的认证。
第三步:在左侧的“已保护的文件”部分,点击【查看详情】按钮,以查看已认证文件的相关信息。若需要,您可以点击【下载】按钮,将证书下载到本地电脑以供查看。
第四步:在提交证据给法院之前,您可以前往可信时间戳验证中心(https://v.tsa.cn/)对已经通过知识产权保护的电子文件进行验证。请注意,这些文件作为原件证据,不得以任何方式进行修改,否则将无法通过验证。
第五步:经过可信时间戳固化后的证据以电子数据的形式存在。为了符合证据规定,您应将这些证据以U盘、光盘等符合法定规则的形式提交给司法机构,或直接上传至司法机构的证据系统(如果证据文件过大,也可以通过网盘链接的方式提交)。请注意,纸质打印件不能作为证据的原件使用。

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