企业法务必备：供应商名单证据保全的可信时间戳现场取证操作指南

2024年5月，某制造企业法务部门在处理一起供应商违约纠纷时，发现关键证据——供应商名单电子表格在合作期间被多次修改，但无法确定具体修改时间和责任人。企业虽保存了多份名单截图，却因"无法证明证据原始性及时间点"被仲裁机构要求补充举证，最终导致案件审理延期三个月。

类似情况在企业法务工作中并不少见。供应商名单作为企业供应链管理的核心文件，在合作纠纷、违约追责、商业秘密保护等场景中常成为关键证据，但其电子形式的易篡改特性给证据保全带来巨大挑战。

一、证据保全困境：从"电子表格"到"司法证据"的鸿沟

企业法务人员在处理供应商名单证据时，通常面临三大核心问题：

证据原始性难以证明。电子表格可随时修改且不留痕迹，对方易否认其真实性或声称"被篡改"。某食品企业就曾因供应商否认名单真实性，陷入长达半年的举证困境。

时间权威性缺乏保障。传统截图或拍照无法证明取证具体时间，难以作为"最早证据"使用。在一起供应商违约案中，企业虽保存了早期名单截图，但因无法证明截图时间早于争议发生时间，证据未被采纳。

证据效力不足。普通电子文件或照片易因"无法证明未被修改"被质疑效力。某科技公司在仲裁时提交的供应商名单照片，因未显示拍摄时间与环境信息，被要求补充公证证据，增加了维权成本。

相比之下，传统证据固定方式各有局限：自行拍照或录屏难以独立证明完整性；区块链存证对部分企业存在技术门槛；公证虽效力较强，但流程繁琐、费用较高，单个证据公证费用可能达上千元。

二、解决方案：可信时间戳现场取证的核心价值

针对供应商名单证据保全需求，权利卫士APP的录像取证功能提供了一套完整解决方案。该功能通过对现场操作过程进行全程录像，同步记录时间、地理位置等环境信息，生成"视频证据原件+可信时间戳认证证书"的证据组合。

这一方案的优势体现在三个方面：

证据链完整性。录像取证可完整记录从打开文件到浏览全部内容的整个过程，形成不可分割的证据链。某物流企业法务在使用该功能后表示："录制过程展现了名单文件的完整浏览路径，包括文件属性、修改时间等关键信息，大大增强了证据说服力。"

操作便捷性。无需专业设备或技术背景，企业法务人员通过手机APP即可完成全套取证流程。一次完整的取证过程通常在10分钟内完成，相比公证取证显著提升了效率。

司法认可度。经可信时间戳固化的证据符合《电子签名法》要求，在多起司法实践中被认可为有效证据。某地方法院在判决书中明确指出："采用可信时间戳技术固定的电子证据，在能证明原始性的情况下，具有与传统证据同等的法律效力。"

三、操作指南：4步完成供应商名单录像取证

下面以企业法务人员常用的会议记录场景为例，详细介绍通过权利卫士APP进行录像取证的操作流程。

1.前期准备：确保取证环境合规

下载安装权利卫士APP后，首先完成实名认证，这是确保证据可追溯至具体操作人员的关键步骤。建议使用企业邮箱或手机号注册，便于后续证据管理。

取证前需检查手机存储空间和电量，确保录制过程不会中断。同时关闭其他后台应用，避免录制过程中出现通知干扰。

重要提示：开始取证前，建议手动刷新地理位置信息，确保记录准确的现场位置。对于涉及商业秘密的供应商名单，应在保密环境中进行操作。

2.取证设置：适配会议记录场景

进入权利卫士APP后，选择【录像取证】功能。界面提供画质选择选项，对于需要清晰展示文字内容的供应商名单，建议选择高清或超清画质。

在会议记录场景中，可根据需要选择是否开启闪光灯。若现场光线充足，建议关闭闪光灯以避免反光影响录制效果。

设置完成后，将手机对准需要取证的电子设备屏幕（如电脑、平板等），确保画面能完整显示供应商名单内容。

3.录制操作：完整固定证据链

点击录制按钮后，按顺序完成以下操作：

首先展示取证环境，缓慢移动手机拍摄会议现场全景，证明取证场景的真实性。

然后对准电子设备，从打开文件开始录制。应展示文件路径、文件名及属性信息，证明文件来源。

接着缓慢滚动浏览供应商名单全部内容，确保每个供应商信息都清晰可见。对于重要内容可适当停留，方便后续查看。

最后展示文件修改时间等元数据信息，完成整个证据链的固定。

录制过程中需保持设备稳定，避免剧烈晃动影响画面质量。全程应保持操作连贯，不要暂停或中断录制。

4.证据固化与管理

录制完成后，系统自动生成可信时间戳认证证书。立即将证据上传至联合信任电子证据平台（https://ev.tsa.cn/），防止本地设备损坏导致证据丢失。

证据保存建议采用"本地+云端"双备份策略。重要证据还可下载至外部存储设备，确保万无一失。

向仲裁机构或法院提交证据时，可通过平台生成分享链接，避免发送原文件带来的安全风险。

四、常见问题解答

问：录像取证产生的证据在法律程序中的认可度如何？

答：根据《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》，经可信时间戳固化的电子证据，在能够证明原始性的情况下，具有与传统证据同等的法律效力。多地法院已在实践中认可该类证据。

问：供应商名单涉及商业秘密，取证过程如何确保信息安全？

答：权利卫士APP采用本地处理模式，证据文件首先保存在设备本地，由用户自主决定是否上传至云端。上传过程采用加密传输，确保数据安全。

问：证据需要长期保存，时间戳证书会过期吗？

答：可信时间戳认证证书具有长期有效性，可通过可信时间戳验证中心（https://v.tsa.cn/）随时验证。建议企业定期对重要证据进行验证，确保其持续有效。

问：对于海外供应商的名单证据，是否同样适用？

答：该取证方式主要依赖时间戳技术而非地理位置，因此同样适用于涉外业务场景。但需注意遵守当地关于数据采集和隐私保护的相关法律法规。

五、总结

供应商名单证据保全是企业法务工作中的重要环节，关系到企业合法权益的维护。通过权利卫士APP的录像取证功能，企业法务人员可以快速、便捷地完成证据固定，形成具有司法效力的证据链。

实际操作中，建议企业建立规范的证据保全流程，包括定期对重要供应商名单进行取证存档，特别是在合作条款变更、供应商调整等关键时间点。同时加强对法务人员的操作培训，确保取证过程符合规范要求。

证据保全不仅是技术操作，更是企业风险管理的重要组成部分。通过规范化的证据管理，企业可以在纠纷发生时快速有效地维护自身权益，降低维权成本，保障业务持续稳定发展。

温馨提示：本文所述操作流程仅供参考，具体取证需结合实际情况进行。在重大法律纠纷中，建议咨询专业法律人士意见。