发布时间 :2024-06-06 18:29:10
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在追求法律证据的有效性和可信度方面,联合信任可信时间戳发挥着重要的作用。这一技术为文件签署提供了权威的时间证明,使得每一份文件都能经受住时间的考验。
领导文件签署管理通知
各部门、各员工:
为了规范公司文件的签署流程,确保文件签署的合规性、有效性和可追溯性,现就领导文件签署管理相关事项通知如下:
一、文件签署范围
本通知适用于公司内部所有需要领导签署的文件,包括但不限于合同、协议、报告、请示、通知等。
二、文件签署流程
文件起草:各部门在起草文件时,应确保文件内容真实、准确、完整,并符合公司相关规定和法律法规要求。
文件审核:文件起草完成后,需经过相关部门或人员的审核,确保文件内容无误,符合签署条件。
提交签署:审核通过后,文件需提交至相应领导进行签署。文件提交时,应同时附上签署所需的材料(如授权委托书、文件审批表等)。
领导签署:领导在收到文件后,应仔细审阅文件内容,确保符合公司利益和法律法规要求。如有需要,领导可要求相关部门或人员对文件进行修改或补充。领导签署后,应在文件上注明签署日期和姓名。
文件归档:签署完成的文件需及时归档,确保文件的完整性和可追溯性。
三、文件签署要求
签署人资格:只有经过公司授权的领导才有权签署文件。未经授权的人员不得擅自签署文件。
文件审批:文件在提交签署前,需经过必要的审批程序,确保文件内容的合规性和完整性。
文件保密:签署过程中涉及的商业机密和隐私信息应得到严格保护,不得泄露给未经授权的人员。
签署记录:公司应建立文件签署记录制度,记录文件的签署时间、签署人、签署内容等信息,以便后续查询和追溯。
四、违规处理
对于违反文件签署管理规定的部门或人员,公司将视情节轻重给予相应的处理,包括但不限于口头警告、书面警告、罚款、降职、解除劳动合同等。
五、其他事项
本通知自发布之日起生效,各部门和员工应严格遵守执行。
如有任何疑问或需要进一步解释,请与行政部或法务部联系。
特此通知!
[公司名称]
[发布日期]
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电子签名操作指引 :
**第一步:登录平台**
登录联合信任官方网站(www.tsa.cn),点击“注册/登录”,根据网页提示完成注册登录,然后选择“电子签名”进入“壹签电子签约平台”。
**第二步:智能合同创建**
在电子签约平台,点击“签发文件”按钮,选择签署类型(单方或多方签署)。接下来,您可以通过三种方式之一创建合同:上传文件、在线创建文件或使用模板创建文件。填写完合同内容后,点击“下一步”。
**第三步:多维度合同管理**
合同创建后,由发起人首先进行签署。签署完成后,点击“下一步”按钮,手动添加签署人信息并设置合同签署截止时间,填写完签署人信息后,点击“确定”按钮,完成合同的发送。
**第四步:智能提醒与审查**
壹签平台提供智能合同提醒功能,确保您不会错过任何关键的签署和截止日期。同时,您可以深入审查每份合同的完整历史记录和修改情况,以确保合同的完整性和真实性。
**第五步:数字证据保全**
合同签署完成后,或在向法院提交证据前,访问可信时间戳验证中心(https://v.tsa.cn/)。在“电子签名验证”模块下,验证“壹签电子签约平台”签署的电子合同证据的电子签名信息和可信时间戳签署时间,以确保证据的数字完整性和可靠性。
**第六步:高效提交证据**
经可信时间戳固化的证据以电子数据形式存在,应以U盘、光盘等符合证据规则的形式提交给司法机构,或直接上传至司法机构的证据系统(若证据文件过大,可以网盘链接的方式提交),纸质打印件不能作为证据原件使用。
这份指南为您提供了完美签署合同的流程,保障了合同签署的顺畅、合规和证据完整性。我们致力于让电子签约过程更加智能、高效和可信,助您事务无忧。
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